Tietosuoja Palvelumanuaali-verkkopalvelussa

Palvelumanuaali-verkkopalvelun henkilörekisteri syntyy palvelua kirjautuneina käyttäjinä käyttävien henkilöiden käyttäjätiedoista. Henkilörekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kuntayhteisen työllisyyspalvelujen palvelutietovarannon (Palvelumanuaali-verkkopalvelun) käyttäjähallinnan ja järjestelmän käyttöön liittyvän sähköisen viestinnän toteuttaminen. Rekisteröityjä ovat työllisyyspalveluiden henkilöstö sekä sisällöntuottajaroolissa eri kuntien ja palvelunjärjestäjäorganisaatioiden käyttäjät.  

Palvelumanuaalin käyttäjähallinta ja henkilötietojen käsittely yleisesti

• Jokaiselle Palvelumanuaalin käyttäjälle luodaan henkilökohtainen käyttäjätili, jonka käyttäjätunnuksena toimii käyttäjän sähköpostiosoite. Salasana määritetään itse ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. ​

• Uuden käyttäjän Palvelumanuaaliin lisää palvelun ylläpito tai organisaation pääkäyttäjä. Kun uusi käyttäjä kutsutaan järjestelmään, hänelle määritetään kotiorganisaatio sekä käyttäjärooli (pääkäyttäjä, muokkaaja, asiantuntija). ​

• Ylläpito ja pääkäytättäjät voivat lisätä ja poistaa käyttäjiä sekä hallita käyttäjien organisaatiotietoja ja käyttöoikeuksia. Jokainen organisaatio määrittää oman sisäisen prosessin uusien käyttäjien lisäämiselle.​

• Käyttäjärooli määrittää henkilön käyttöoikeudet järjestelmässä eli mitä tietoja ja toimintoja palvelussa voi nähdä tai tehdä. Ylläpito voi ilman harkintaa muuttaa käyttäjien roolituksia, jos niissä havaitaan virhe. ​

• Käyttäjätilit suljetaan automaattisesti 6 kuukauden epäaktiivisuusajan jälkeen automaattisesti ja tilin tiedot poistetaan 30 päivää tilin sulkemisen jälkeen. 

• Käyttäjiä on informoitu henkilötietojen käsittelystä ja käsittelyn perusteista. 

• Järjestelmästä ei toimiteta käyttäjätietoja ratkaisun ulkopuolelle (ei tietojen luovutusta). Tapahtumat tallennetaan lokeihin. ​

Käsiteltävät henkilötiedot​

Järjestelmässä käsitellään käyttäjien nimi- ja yhteystietoja tietovarannon käyttäjähallinnan ja järjestelmäviestinnän vuoksi. ​

Käsiteltävät tiedot ovat: henkilön etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite ja kotiorganisaatio.

Järjestelmän käyttäjiä ovat: ylläpitäjäkäyttäjät, työllisyyspalvelujen asiantuntijat, sekä sisällöntuottajat kunnista ja palvelutuottajaorganisaatioista. ​

Huom. Järjestelmässä ei käsitellä asiakkuustietoja ja muita niihin verrattavia salaisiksi luokiteltuja henkilötietoja.​

Tietojen säilytysajat ja -sijainti

• Asiantuntijakäyttäjillä on oikeus järjestelmän käyttöön työsuhteen voimassaollessa. Sisällöntuottajatahot hallinnoivat omia käyttäjätietojaan. 

• Käyttäjätili suljetaan automaattisesti 6 kuukauden epäaktiivisuusajan jälkeen ellei käyttäjä käy kehotuksesta aktivoimassa käyttäjätiliään. ​Käyttäjän tiedot tyhjennetään 30 päivää käyttäjätilin sulkeutumisen jälkeen.  Käyttäjätietojen säilytysaika perustuu siihen, että järjestelmässä käsitellään aktiivisten käyttäjien tietoja. 

• Ylläpito voi palauttaa käyttäjätilin 30 päivän sisällä käyttäjätilin sulkemisesta, jos sulkeminen on ollut virheellinen. Tämän jälkeen käyttäjälle tulee luoda uusi tili.​

• Tietoja hallinnoidaan Palvelumanuaalin käyttöliittymän hallintanäkymien kautta. Palvelimena toimii Helsingin kaupungin Azure/OpenShift (Platta) palvelualusta, joka on HiQ:n (ennen: Ambientia) tukema SaaS-pilvipalvelu (1.2.2024 asti IBM & Kyndryl). 

  • Platta on Euroopassa sijaitsevaan konesaliin Microsoft Azure pilviympäristöön toteutettu digipalvelualusta. Plattalta ei siirretä tietoja alustan EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Huom. Henkilötietojen sijaintiin liittyen on tehty kansliapäällikön päätös 12.10.2022 (HEL 2022-012014 T 00 01 01), jonka mukaan julkisuuslain mukaisia julkisia henkilötietoja saa siirtää EU/ETA-alueen ja Euroopan komission hyväksymän maan ulkopuolelle, jos siirtoa koskevaan sopimukseen on liitetty Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet. ​

Henkilötietojen suojatoimet

• Henkilötietoja suojataan järjestelmässä eritasoisella käyttäjä- ja käyttöoikeushallinnalla, käyttäjäkoulutuksella sekä käyttäjälokien keräämisellä. ​

• Ratkaisuun kirjaudutaan järjestelmäkohtaisilla henkilökohtaisilla tunnuksilla (käyttäjätunnus ja salasana). ​

• Ratkaisu ei ole tietoturvakriittinen ja käsiteltävät henkilötiedot eivät ole luokiteltu salassa pidettäviksi.

Evästeet

• Tutustu lisäksi palvelun evästeisiin: https://uusi.palvelumanuaali.fi/evasteet